Ordner

Hier können alle Ordner der DocSecBox verwaltet werden.

Standardvorbelegungen

Viele der hier genannten Einstellungen können automatisch gesetzt bzw. aktiviert werden, und müssen so nicht immer händisch beim Erstellen eines neuen Ordners gesetzt werden. Siehe hier.

Die Anzeige kann hierbei in aktive sowie inaktive Ordner unterteilt werden. Sollen nur inaktive (also ausgeblendete) Ordner angezeigt werden, kann hier der Haken von aktiven Ordnern entfernt werden werden. Standardmäßig werden immer alle Ordner angezeigt. Inaktive werden jedoch mit einer hellroten Farbe und einem Wert innerhalb der Spalte Deaktiviert ab hervorgehoben.

Spalte	Zweck
Deaktiviert ab	Zeigt, wenn für den Ordner gesetzt, den Zeitpunkt an ab wann dieser ausgeblendet wird.
Löschbar ab	Zeigt, wenn für den Ordner gesetzt an, ab welchem Datum ein Löschen des Ordners möglich ist (siehe Löscheinstellungen bei Ordner bearbeiten).
Löschung automatisch	Wenn der Haken gesetzt ist, erfolgt die Löschung des Ordners automatisch zum Löschbar ab Datum. Alle Dateien werden ebenfalls unwiderruflich gelöscht.

Unterschied Ordner / Unterordner

Unterordner sind lediglich visuell einem anderen Ordner "untergliedert". Für sie gelten wie für normale Ordner auch, immer ihre eigenen Rechte und verhalten sich genauso, wie normale Ordner. Es werden keine Rechte von dem übergeordneten Ordner geerbt.

Suche

Es kann nach dem Namen des Ordners gesucht werden.

Ordner erstellen und bearbeiten

Einstellung	Zweck
Name	Anzeigename des Ordners
Gruppe für diesen Ordner erstellen	Nach dem der Ordner gespeichert wird, öffnet sich ein Assistent, der durch die Erstellung einer Gruppe für diesen Ordner leitet (siehe Assistenten). Hier können spezifische Benutzer direkt ausgewählt oder neue Benutzer erstellt und direkt für den Ordner zugewiesen werden, ohne manuell im Nachgang eine Gruppe erstellen zu müssen.
Erledigt-Spalte aktivieren	Aktiviert für Gruppen, die diese Option ebenfalls aktiviert haben. Für die Dateien innerhalb dieses Ordners erscheint eine „Erledigt-Spalte“ (siehe Erledigt-Spalte).
Ordner deaktivieren ab	Blendet ab einem gewissen Datum den Ordner samt Dateien aus. Ein Benutzer mit dem Recht „Verwaltung“ kann den Ordner jederzeit wieder mit seinen Dateien aktivieren. Es wird kein Ordner/Datei gelöscht.
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen	siehe hier.
Mindestdauer der Dateispeicherung	Setzt Einstellungen, ab wann Dateien löschbar sind, und ob sie dort automatisch gelöscht werden sollen. Siehe unten für weitere Informationen.
Ordnerberechtigungen	siehe Benutzer bearbeiten.
Datei-Status	Legt fest, welche Datei-Status innerhalb des Ordners gesetzt werden kann.
Gruppen	Gruppen, die diesem Ordner zugewiesen sein sollen.

Mindestdauer der Dateispeicherung

Hier lässt sich ein Datum festlegen ab wann Dateien aus diesem Ordner gelöscht werden dürfen.

Außerdem lässt sich festlegen ob zu diesem Zeitpunkt dann alle Dateien (ggf. inclusive Unterordner) von dem Ordner automatisch gelöscht werden sollen.

Dieses Datum wirkt sich auch auf die Löschbarkeit des Ordners aus. Die Löschschaltfläche ist dann in diesem Fall für den Ordner ausgegraut.

Die Funktion Dateien innerhalb des Ordners, X Tage nach dem ersten Zugriff automatisch löschen löscht eine Datei innerhalb dieses Ordners, X Tage nach dem die Datei das erste Mal heruntergeladen bzw. mit der PDF-Ansicht angeschaut wurde.

Wann die Löschung in Kraft tritt, wird innerhalb der Dateiauflistung im Hauptmenü angezeigt. Dort ist es für Administratoren auch möglich, den „Countdown“ der Löschung zurückzusetzen (in den ausgeklappten Datei-Details). Wurde der Countdown zurückgesetzt startet er nach dem nächsten Download bzw. der nächsten Ansicht wieder.

Ordner löschen

In dem Verwaltungsmenü steht eine Löschschaltfläche zur Verfügung um ein Ordner zu löschen. Die Löschschaltfläche ist ausgegraut wenn der Ordner nicht löschbar ist (siehe oben), oder wenn der Ordner ein Hauptordner ist und noch Unterordner hat.

Soll ein Ordner manuell gelöscht werden, aber in diesem Ordner liegen noch Dateien, wird nachgefragt ob die Dateien entweder ebenfalls gelöscht werden sollen, oder ob die Dateien in einen anderen Ordner verschoben werden sollen.

Ordner löschen, welcher noch Dateien besitzt

Datei-Status

Beim Bearbeiten des Ordners können Status festgelegt werden, die innerhalb der Dateiauflistung für eine Datei gesetzt werden können. Die erstellten Status gelten nur für diesen Ordner.

Es wird ein Name sowie eine Farbe festgelegt.

Hinweis: Innerhalb eines Ordners, darf ein Name und eine Farbe nicht zweimal vorkommen.