Hier können Einstellungen zwecks E-Mail-Versand festgelegt werden.
SMTP-Server
Hier werden die Einstellungen für den Mail-Server festgelegt. Es gibt die Möglichkeit, den Versand mit SSL/TLS bzw. STARTTLS zu verschlüsseln. Als Authentifzierung ist entweder Benutzername/Passwort oder eine anonyme Authentifzierung möglich.
Die Einstellungen können mit Testmail senden validiert werden. Bei einem erfolgreichen Versand, wird unten eine kleine Benachrichtigung ausgegeben "Testmail erfolgreich versendet". Bei einem Fehler, wird über den Fehler benachrichtigt.
Nicht versendete Mails, auch Testmails, können unter Mail-Historie und Nicht versendete E-Mails eingesehen werden inkl. Fehlermeldung bei Auswahl des Eintrags.
Versandoptionen
| Einstellung | Zweck |
|---|---|
| E-Mails zerteilen | Sinnvoll, wenn E-Mail-Benachrichtigungen eine Großteil von Empfängern besitzt. Diese Funktion zerteilt eine Benachrichtigung in mehrere Mails auf, um Spam-Filtern vorzubeugen. |
Mail-Historie
| Schaltfläche | Zweck |
|---|---|
| Versendete E-Mails | Zeigt die Historie aller E-Mail-Benachrichtigungen und "Passwort zurücksetzen"-Mails. Bei Klick auf einen Eintrag, lassen sich auch die Empfänger der Mail einsehen. |
| Nicht versendete E-Mails | Hier werden alle E-Mails angezeigt, die nicht erfolgreich verschickt wurden. Bei Klick auf einen Eintrag, lassen sich auch die Empfänger der Mail und auch eine Fehlermeldung einsehen. |
Benachrichtigungs-Texte
Hauptvorlage und benutzerdefinierte Vorlage
Wird aus einem Ordner eine Benachrichtigung versendet, wird standardmäßig der Text aus der Hauptvorlage verwendet.
Soll für einen bestimmten ein andere E-Mail-Text verwendet werden, kann eine benutzerdefinierte Vorlage angelegt werden.
| Einstellung | Zweck |
|---|---|
| Ordner | Als erstes wird der Ordner ausgewählt, für den diese Vorlage gelten soll. |
| Empfänger-Modus | Als nächstes wird festgelegt, wie die Empfänger für die E-Mails eingefügt werden sollen. Es gibt hier die Möglichkeit, alle Empfänger in BCC einfügen zu lassen. Bei Auswahl von BCC muss ein sichtbarer Empfänger festgelegt werden. Hier empfiehlt sich meist eine "noreply"-Adresse. |
| Hauptsprache/Fremdsprache | Der E-Mail-Text ist in Hauptsprache und Fremdsprache unterteilt. Je nach Sprache des Benutzers wird der Hauptsprache oder Fremdsprachen Text verwendet. Siehe Allgemein. |
| Betreff | Der Betreff der Mail. |
| Nachricht | Der Text der Mail. |
| Variable einfügen | Um innerhalb der E-Mail auch Informationen der zu benachrichtigten Datei verwenden zu können, kann diese innerhalb des Betreffs sowie der Nachricht als Textbaustein eingefügt werden. Dieser Baustein wird vor dem Versenden der Mail mit dem entsprechenden Wert ersetzt. |
| Aus Mastervorlage... | Hier ist es möglich den Text aus der Hauptvorlage hinein zu kopieren, falls nur Kleinigkeiten aus dem Text angepasst werden sollen. |
Willkommen-Mail
Beim Benutzer erstellen, kann optional eine Willkommens-E-Mail versendet werden. Hier kann der E-Mail-Text für diese E-Mail angepasst werden.
Datei teilen
Beim Teilen von Dateien für außenstehende Personen, die keinen DocSecBox Account haben, lässt sich hier der Text der E-Mail festlegen.