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Objekte

Hier ist es möglich, vielerlei Voreinstellungen für das Erstellen von Ordnern, Benutzern und Gruppen festzulegen, als auch das Verhalten von Objekten wie Dateien, Ordnern und Gruppen zu steuern.

So lässt sich die DocSecBox genauer an die Anforderungen des Administrators anpassen um so den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Nach dem Ändern einer Einstellung bitte die Schaltfläche Einstellungen speichern betätigen.

Einstellung Zweck
Gelesene Dateien farblich markieren Wenn aktiviert, wird für den Benutzer eine Datei im Hauptmenü grün markiert, so fern die aktuellste Version der Datei abgerufen oder heruntergeladen wurde.
Große Dateien automatisch nach X Stunden löschen Falls das Zusatzfeature Big-File erworben wurde, kann hier der Zeitpunkt eingestellt werden, nach wie vielen Stunden nach Upload, die Datei gelöscht werden soll.

Historie gelöschter Dateien

Gelöschte Dateien werden in der DocSecBox standardmäßig protokolliert. Hier lässt sich einsehen, wer, wann, welche Datei gelöscht hat.

Einstellung Zweck
Zusätzlich Gruppe Ordner für Benutzer erstellen vorauswählen in Benutzer erstellen Falls aktiviert, wird diese Option standardmäßig beim Öffnen des Benutzer erstellen Dialogs ausgewählt.
Benachrichtigung versenden vorauswählen in Benutzer erstellen Nützlich, wenn Benutzer standardmäßig E-Mail-Benachrichtigungen versenden sollen dürfen.
Einstellung Zweck
Gruppe für Ordner erstellen vorauswählen in Ordner erstellen Nützlich, wenn für einen neuen Ordner immer eine neue Gruppe angelegt werden soll. Dies ist besonders dann nützlich, wenn der Ordner jedes Mal anderen Benutzern zugewiesen werden soll, und so bereits existierende Gruppen nicht in Frage kommen. Siehe Assistent.
Ordner nach X Tagen deaktivieren in Ordner erstellen vorbelegen Nützlich, wenn Ordner nach einer bestimmten Zeit aus dem Hauptmenü ausgeblendet werden sollen, um das Hauptmenü aufgeräumter zu lassen. Besonders dann nützlich, wenn Dateien innerhalb des Ordners nur für eine bestimmte Zeit benötigt werden. Siehe Ordner bearbeiten.
Dateien innerhalb des Ordner nach X Tagen nach dem ersten Zugriff löschen in Ordner erstellen vorbelegen Nützlich wenn, eine Datei nur eine bestimmte Zeit existieren soll, und ein Ausblenden der Datei nicht ausreicht. Besonders dann nützlich, um einen viel genutzen Ordner aufgeräumter zu lassen. Siehe Ordner bearbeiten.
Gruppen vorauswählen in Ordner erstellen Nützlich, wenn bestimmte Gruppen immer in einem neuen Ordner enthalten sein sollen (bspw. Geschäftsführung). Die gewünschten Gruppen können hier innerhalb der Liste ausgewählt werden.
Nach Ordner erstellen automatisch Unterordner anlegen Nützlich, wenn für einen Ordner immer die selben Unterordner existieren sollen.
Automatisch generierten Unterordnern die selben Gruppen zuweisen Besonders nützlich, wenn direkt die selben Gruppen auch Zugriff auf die Unterordner bekommen sollen, ohne die Unterordner nachträglich bearbeiten zu müssen.
Status erstellen nach Ordner erstellen Erstellt automatisch Status wenn ein neuer Ordner erstellt wurde. Besonders nützlich, wenn in jedem Ordner Status verwendet werden sollen. Siehe Ordner bearbeiten.
Status auch für automatisch generierte Unterordner anlegen Nützlich wenn die automatische Unterordner Funktion verwendet wird, und die Status auch für diese automatisch angelegt werden sollen.

Hier werden Einstellungen für Gruppenadmins gesetzt.

Gruppenadmins

Gruppenadmins sind in der Lage ihre Gruppe selbst zu verwalten. Das heißt, dass der Administrator die Benutzerverwaltung innerhalb der eigenen Gruppe selbst in die Hand nimmt. Dies ist nützlich, wenn bspw. Drittfirmen ebenfalls die DocSecBox benutzen wollen, und die "normalen" Administratoren entlastet werden sollen.

Gruppenadmins ernennen

Um einen Benutzer als Gruppenadmin zu ernennen, kann in dem "Gruppe bearbeiten" Fenster ein Haken für den entsprechenden Benutzer gesetzt werden. Dieser erhält dann im Hauptmenü eine neue Schaltfläche, ähnlich wie die Schaltfläche "Verwaltung" im Hauptmenü der "normalen" Administratoren. Für weitere Informationen siehe die Gruppenadmins-Dokumentation.

Einstellung Zweck
Gruppenadmins aktivieren Aktiviert oder deaktiviert die Funktionalität.
Benutzer für eigene Gruppen erstellen Wenn aktiviert, darf der Gruppenadmin für die eigenen Gruppen Benutzer erstellen und diese den Gruppen zuweisen, in dem der Gruppenadmin Gruppenadmin ist.
Benutzer in ihren Gruppen bearbeiten Wenn aktiviert, darf der Gruppenadmin Benutzer bearbeiten, die sich in den Gruppen befinden, in dem der Gruppenadmin als Gruppenadmin zugewiesen wurde. Ordnerberechtigungen und Automatische E-Mail-Benachrichtigungen sind davon ausgeschlossen.
Darf alle Benutzer sehen Standardmäßig sieht der Gruppenadmin nur Benutzer, die sich bereits in mindestens einer seiner zu verwaltenden Gruppen befinden. Ist der Haken Benutzer für eigene Gruppen erstellen gesetzt, können neue Benutzer erstellt und nur für die Gruppen zugewiesen werden, in denen der Gruppenadmin Gruppenadmin ist. Soll der Gruppenadmin auch bereits existierende DocSecBox-Benutzer außerhalb deren zu verwaltende Gruppen sehen dürfen, um diese seinen Gruppen zu zuweisen, muss der Haken Darf alle Benutzer sehen gesetzt werden.
Verwaltbare globale Benutzerberechtigungen Bestimmt, über welche globalen Berechtigungen der Gruppenadmin entscheiden darf. Wichtig ist hier nicht zu vergessen, dass diese Berechtigung in jedem Ordner gelten können, falls diese nicht von Ordnerberechtigungen überschrieben werden. Also auch Ordner, die außerhalb der Reichweite des Gruppenadmins liegen.
Kennwörter für Benutzer ihrer Gruppen zurücksetzen Kann wenn aktiviert, den Nutzer dazu zwingen, das Passwort zu ändern (per E-Mail). Bspw. wenn der Benutzer sein Passwort vergessen hat.
Zwei-Faktor-Authentifzierung für Benutzer ihrer Gruppen zurücksetzen Wenn aktiviert, kann die Zwei-Faktor-Authentifzierung zurückgesetzt werden, wenn kein Zugriff mehr auf den Zwei-Faktor-Code besteht.
Dateien in Ordnern löschen, die in ihren Gruppen liegen Wenn aktiviert, darf der Gruppenadmin Dateien in den Ordnern löschen, durch die er mit der Gruppenadmin-Gruppe zugewiesen wurde.