Ordner verwalten
Aufruf der Verwaltungsmaske
Lässt sich mit einem Klick auf das grüne oberhalb der Ordner-Auflistung des Hauptmenüs starten.
Hierfür mit dem oberhalb der Ordner-Auflistung des Hauptmenüs, auf Bearbeiten klicken.
Ordner-Einstellungen
Allgemeine Daten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name (Pflichtfeld) | Der Anzeigename des Ordners |
| Erledigt-Spalte aktivieren | Aktiviert die Erledigt-Spalte für alle Dateien innerhalb des Ordners, für die Personen die der Administrator es erlaubt (Gruppen-Einstellung) |
| Ordner deaktivieren ab | Blendet den Ordner und dessen Dateien zu dem gesetzten Datum aus.Der Ordner erscheint dann nicht mehr in der Ordnerauswahl im Datei-Auflistungsmodus. Der Ordner und dessen Dateien können jederzeit wieder von einem Administrator sichtbar gemacht werden |
Gruppen
Bestimmt welche Gruppen, und damit, welche Benutzer die Dateien innerhalb dieses Ordners sehen.
Welche Aktionen die Benutzer ausführen können innerhalb des Ordners, obliegt dem Administrator
Mindestdauer der Dateispeicherung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Dateien löschbar machen ab | Verhindert das Löschen von Dateien innerhalb diesen Ordners bis zu dem gesetzten Datum |
| Ordner und alle Unterordner zu diesem Datum löschen | Das System löscht zu dem oben genannten Datum alle Dateien des Ordners inklusive diesen Ordner sowie allen Unterordnern die dieser Ordner besitzt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden |
| Dateien X Tage nach dem ersten Zugriff löschen | Sobald ein Benutzer der DocSecBox eine Datei innerhalb des Ordners das erste Mal mit Ansehen oder Herunterladen abruft, wird die Datei nach den eingebenen Tagen automatisch vom System gelöscht |
Automatische-E-Mail-Benachrichtigungen
Bietet automatisches Versenden von Benachrichtigungen wenn, ein beliebiger oder ein bestimmter Benutzer, eine Datei hochlädt.
Erst nach dem Erstellen des Ordners verfügbar. Siehe Automatische E-Mail-Benachrichtigung für mehr Informationen.
Datei-Status
Bietet die Möglichkeit Dateien mit mehreren Status zu versehen. Hat eine Datei nur zwei Status, empfiehlt sich stattdessen die Funktion Erledigt-Haken.
Erst nach dem Erstellen des Ordners verfügbar. Siehe Datei-Status für mehr Informationen.
Automatische Unterordner/Datei-Status
Je nach Einstellung vom Administrator, werden nach Erstellen eines neuen Ordners automatisch Datei-Status angelegt oder aber auch direkt weitere Unterordner für diesen Ordner erstellt.