Bildir
Bir bildirim kuralıyla, biri klasöre yeni bir dosya yükler yüklemez kişiler e-posta ile haberdar olur. Bildir sekmesinde e-postayı kimin alacağını (Otomatik bildirimler alt sekmesi) ve hangi metinle alacağını (Metinler alt sekmesi) belirlersiniz.
Kuralları yöneticiler ve Atandığı gruplarda klasör oluştur/düzenle yetkisine sahip kullanıcılar ayarlayabilir. Metinleri yalnızca yöneticiler değiştirir. Bildirme yetkisine sahip olan kişi metinleri okuyabilir. Var olan tek bir dosyayı elle bildirirsiniz, bkz. Bildirim gönderme.
Bildirim ayarlama
- Bildir sekmesini ve orada Otomatik bildirimler alt sekmesini açın.
- Kuralı etkinleştir seçeneğini işaretleyin.
- Alıcıları seçin:
- Klasöre ait herkes: klasöre ulaşan tüm kişiler.
- Özel: yalnızca aşağıdaki listede işaretlediğiniz kişiler. Kullanıcı adı veya e-posta ara... alanı listeyi filtreler.
- Kuralı kaydet düğmesine tıklayın.
Kural, kimin yüklediğinden bağımsız olarak klasördeki her yeni dosyada devreye girer. Ekspres yükleme alanı da kuralı tetikler. Kuralı etkinleştir seçeneğini kapatırsanız ayarlarınız korunur, ancak hiçbir şey gönderilmez.
Üyeler değişiyorsa Klasöre ait herkes seçeneğini seçin. Özel bir liste kendiliğinden büyümez: Klasöre sonradan katılan kişi, siz onu işaretleyene kadar e-posta almaz.
Devre dışı bırakılmış hesaplar hiçbir zaman bildirim almaz. Kural şu anda kimseye ulaşamıyorsa sekme “Bu kural şu anda kimseye bildirim göndermiyor: seçilen alıcılardan hiçbiri e-posta alamaz.” notunu gösterir.
Kuralı alt klasörlere kopyalama
- Kuralı etkinleştir yanındaki Alt klasöre kopyala... düğmesine tıklayın.
- İletişim kutusunda aynı kuralı alacak alt klasörleri seçin.
- İletişim kutusunda Alt klasöre kopyala... düğmesine tıklayın.
DocSecBox bu sırada önce geçerli kuralı kaydeder, sonra kopyalar. Kopyalama tek seferliktir: Burada daha sonra yapılan bir değişiklik alt klasörlere kendiliğinden geçmez. Düzenleme yetkiniz olmayan veya seçilen kişilerin atanmadığı alt klasörler atlanır. Bu durumda bir mesaj, kuralın kaç alt klasöre ulaştığını söyler.
Bir kişi için ayrı kural
Belirli bir kişi yükleme yaptığında kimin bilgilendirileceğini belirleyebilirsiniz. Böyle bir kural, bu kişi için klasörün genel kuralının yerine geçer.
- Alıcı listesinin altında Özel kurallar (…) alanını açın.
- Ekle düğmesine tıklayın.
- Tetikleyici altında, yüklemeleri kuralı tetikleyecek kişiyi seçin.
- Alıcıları seçin: Klasöre ait herkes veya Özel.
- Kaydet düğmesine tıklayın.
Kural hemen geçerli olur, bunun için Kuralı kaydet gerekmez. Liste her kural için Tetikleyici, Alıcılar ve bunların Sayı bilgisini gösterir. Bir satırı seçip Düzenle ile değiştirin veya ile silin. Burada da Alt klasöre kopyala... bulunur.
Metinleri özelleştirme
Kendi metinleri olmadan klasör, yöneticinizin E-posta altında düzenlediği ana şablonu gönderir. Bu şablonu Metinler alt sekmesinde gri olarak görürsünüz. Klasöre kendi metinlerini şöyle verirsiniz:
- Metinler alt sekmesini açın.
- Klasör metinlerini geçersiz kıl seçeneğini işaretleyin.
- Ana dil ve Yabancı dil için ayrı ayrı Konu ile metni uyarlayın. Değişken,
gönderim sırasında değiştirilen bir yer tutucu ekler, örneğin
[FILE_TITLE]veya[FOLDER_NAME]. - Metinleri kaydet düğmesine tıklayın.
| Kontrol | Anlamı |
|---|---|
| Alıcı modu | Normal tüm alıcıları e-postada görünür şekilde ekler. Tüm alıcılar BCC'de onları birbirinden gizler. |
| Görünür alıcı BCC'de | Tüm alıcılar BCC'de seçildiğinde görünür ve doldurulmalıdır: alıcı alanında görünür olarak yer alan adres. |
| Sıfırla | Bu dil için ana şablonun metnini geri getirir. Ancak Metinleri kaydet ile kaydedilir. |
İki dilin de bir konusu ve metni olmalıdır, aksi takdirde kaydedilemez. Hangi dilin ana dil olduğunu yöneticiniz belirler. Ana şablona dönmek için Klasör metinlerini geçersiz kıl seçeneğinin işaretini kaldırın ve Metinleri kaydet düğmesine tıklayın. Klasörün kendi metinleri bu sırada silinir.
Ayrıca bakınız
- Bildirim gönderme: tek bir dosyayı elle bildirme
- Üyeler: klasöre kimin ulaştığı
- E-posta: ana şablonlar