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Benutzer anlegen

Mit einem Konto bekommt eine Person Zugang zur DocSecBox. Sie legen das Konto an, und die DocSecBox schickt der Person eine Mail, mit der sie ihr Passwort setzt.

Konto anlegen

  1. Öffnen Sie Einstellungen › Übersicht › Benutzer und klicken Sie auf Benutzer anlegen. Der Dialog Benutzer erstellen öffnet sich.
  2. Wählen Sie die Sprache des Kontos.
  3. Geben Sie Name, E-Mail-Adresse und Benutzername (Login) ein. Diese drei Felder sind Pflicht.
  4. Legen Sie unter Globale Berechtigungen fest, was das Konto darf. Klicken Sie je Recht auf (erlauben) oder (verweigern).
  5. Klappen Sie Gruppen auf und wählen Sie die Gruppen, zu denen das Konto gehören soll.
  6. Klicken Sie auf Benutzer speichern.

Die DocSecBox meldet „Benutzer gespeichert!“ und schickt die Mail zum Setzen des Passworts. Konnte diese Mail nicht verschickt werden, steht das Konto trotzdem. Schicken Sie die Mail dann über Konto verwalten › Passwort zurücksetzen erneut.

Dialog „Benutzer erstellen“
Dialog Benutzer erstellen

Felder im Überblick

Allgemein

Feld Bedeutung
Sprache Die Sprache der Oberfläche und der Mails für dieses Konto. Die Person kann sie später im Profil selbst ändern.
Name Vor- und Nachname.
E-Mail-Adresse An diese Adresse gehen die Mails der DocSecBox.
Benutzername (Login) Der Name für die Anmeldung. Lassen Sie das Feld leer und klicken Sie hinein, übernimmt es die E-Mail-Adresse.
Notiz Freier Text für Sie. Das Suchfeld der Benutzerliste findet auch die Notiz.
Mobilfunknummer Für SMS, zum Beispiel den Notfall-Alarm. Siehe unten.

Die Mobilfunknummer muss eine gültige Handynummer sein, Festnetznummern nimmt der Dialog nicht an. Ohne Ländervorwahl gilt die Nummer als deutsche Nummer. Gespeichert wird sie im internationalen Format, aus 0170 1234567 wird also +491701234567. Ist eine Angabe ungültig, speichert der Dialog nicht und meldet „Bitte Felder überprüfen!“.

Optionen

Diese Karte gibt es nur beim Anlegen.

Feld Bedeutung
Zusätzlich Gruppe und Ordner für Benutzer erstellen Legt für das neue Konto eine eigene Gruppe und einen eigenen Ordner an. Darunter wählen Sie, ob beide nach dem Name oder dem Benutzername (Login) heißen. Ob der Haken vorausgewählt ist, legen Sie unter Objekte fest.
E-Mail zum Passwort setzen nach Speichern versenden Vorausgewählt. Schickt der Person eine Mail mit einem Link, über den sie ihr Passwort setzt.
Willkommen-Mail nach Speichern versenden Vorausgewählt. Schickt zusätzlich die Willkommen-Mail. Sie enthält keinen Zugangslink und lässt sich deshalb nur zusammen mit der Passwort-Mail wählen.

Zugriff & Status

Feld Bedeutung
Benutzer deaktivieren Das Konto kann sich nicht anmelden. Siehe Ein Konto deaktivieren.
2-Schritte-Authentifizierung erfordern Das Konto muss bei der Anmeldung die Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten.
Superadmin Macht das Konto zum Superadmin. Nur ein Superadmin kann dieses Kontrollkästchen setzen, für alle anderen ist es ausgegraut.

Globale Berechtigungen

Hier legen Sie fest, was das Konto in den Ordnern darf, die es erreicht. Jedes Recht hat zwei Schaltflächen: erlaubt es, verweigert es. Beim Anlegen ist zunächst keine der beiden gewählt. Ein Recht, das Sie nicht erlauben, bekommt das Konto nicht.

Recht Bedeutung
Ansicht Dateien öffnen und lesen.
Herunterladen Dateien herunterladen.
Hochladen Dateien hochladen.
Eigene Dateien editieren Selbst hochgeladene Dateien bearbeiten.
Andere Dateien editieren Alle Dateien bearbeiten, auch die anderer.
Eigene Dateien löschen Selbst hochgeladene Dateien löschen.
Andere Dateien löschen Alle Dateien löschen, auch die anderer.
Datei-Historie Die Historie einer Datei öffnen.
Benachrichtigung versenden Andere über eine Datei benachrichtigen.
In zugewiesenen Gruppen Ordner erstellen/bearbeiten Ordner anlegen und deren Einstellungen ändern.
Verwaltung Macht das Konto zum Administrator mit Zugang zu den Einstellungen.

Diese Rechte gelten in jedem Ordner des Kontos. Für einen einzelnen Ordner können Sie eine Ausnahme anlegen. Wie das geht und wie die Rechte an anderen Stellen heißen, erklärt das Berechtigungs-System. Ob Benachrichtigung versenden für neue Konten vorausgewählt ist, legen Sie unter Objekte fest.

Gruppen

Die Gruppen bestimmen, welche Ordner das Konto sieht. Die Karte ist zunächst zugeklappt, ihre Überschrift zählt die Auswahl: Gruppen (0 ausgewählt). Klappen Sie sie auf, suchen Sie bei Bedarf mit Nach Gruppe suchen... und aktivieren Sie die Gruppen. Ohne Gruppe sieht das Konto zunächst keinen Ordner.

Login-Hinweis

Mit Login-Popup für Benutzer aktivieren zeigen Sie der Person nach der Anmeldung eine Nachricht, einmal je Sitzung. Danach erscheinen:

  • Login-Text: der Text der Nachricht, mit einfacher Formatierung.
  • Login-Logo: ein Bild über dem Text. Klicken Sie auf Dateien auswählen, um eines hochzuladen (höchstens 2 MB). Logo entfernen nimmt es wieder heraus.
  • Vorschau: zeigt die Nachricht so, wie die Person sie sieht.

Die Person kann den Hinweis später über das Hilfemenü erneut öffnen. Schalten Sie das Popup wieder aus, bleiben Text und Logo gespeichert.

Siehe auch