Status

Mit dem Status und dem Haken Erledigt halten Sie fest, wie weit die Arbeit an einer Datei ist. Alle, die den Ordner sehen, sehen denselben Stand.

Es gibt zwei Werkzeuge, die ein Ordner einzeln oder zusammen anbieten kann:

Werkzeug	Was es ist
Erledigt	Ein einfacher Haken: fertig oder nicht fertig
Status	Eine farbige Bezeichnung aus einer Liste des Ordners, zum Beispiel „Warte auf Antwort“

Beide finden Sie an zwei Stellen: in der Spalte Status der Liste und im Reiter Info der Datei im Block Workflow.

Status setzen

Klicken Sie auf die Status-Schaltfläche der Datei, in der Spalte Status oder im Block Workflow. Hat die Datei noch keinen Status, ist sie mit Status beschriftet.
Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste.

Die DocSecBox speichert den Status sofort. Mit Kein Status entfernen Sie ihn wieder.

Den Status ändern kann, wer die Datei bearbeiten darf. Für alle anderen ist die Schaltfläche ausgegraut.

Als erledigt markieren

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erledigt im Block Workflow. Oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Status.
Um den Haken zurückzunehmen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen wieder.

Auch der Haken wird sofort gespeichert. Fahren Sie mit der Maus darüber, sehen Sie, wer ihn wann gesetzt hat.

Mehrere Dateien auf einmal

Klicken Sie in der Pfadzeile auf Mehrere auswählen und wählen Sie die Dateien aus.
Im Detailbereich stehen unter den Aktionen das Kontrollkästchen Erledigt und die Status-Schaltfläche.
Setzen Sie den Haken oder wählen Sie einen Status. Das gilt für alle gewählten Dateien.

Haben die Dateien unterschiedliche Status, zeigt die Schaltfläche Gemischt. Einen Status für mehrere Dateien setzen Sie nur, wenn alle im selben Ordner liegen. Sonst ist die Schaltfläche ausgegraut mit dem Hinweis Nur möglich, wenn alle Dateien im selben Ordner liegen.

Wenn Status oder Erledigt fehlen

Ob die beiden Werkzeuge erscheinen, legt der Ordner fest:

Status erscheint, sobald der Ordner eine Liste von Status anbietet. Diese Liste pflegt, wer den Ordner verwalten darf, siehe Status-Vorlagen.
Erledigt braucht zweierlei: Im Ordner ist Erledigt-Spalte aktivieren eingeschaltet (siehe Ordner-Details), und Ihre Gruppe gewährt die Spalte im Reiter Mitglieder.

Fehlt Ihnen eines davon, fragen Sie Ihren Administrator.

Gut zu wissen

Status und Kennung sind verschieden. Der Status zeigt den Arbeitsstand. Die Kennung ist ein freier Text zum Suchen und Gruppieren, den Sie beim Bearbeiten der Datei eintragen.
Jede Änderung wird festgehalten. Wer wann welchen Status gesetzt hat, steht in der Historie der Datei.
Als gelesen markieren in der Mehrfachauswahl hat mit dem Status nichts zu tun. Es betrifft nur, ob Dateien als ungelesen gelten, siehe Filter.